Ausbildungsnachweis - elektronisch

elektronischer Ausbildungsnachweis

Wie unterscheidet sich der Ausbildungsnachweis vom Berichtsheft?
Die beiden Begriffe Berichtsheft vom Ausbildungsnachweis werden regelmäßig synonym verwendet. Die inhaltlichen Anforderungen an das Berichtsheft können dabei weiter gefasst sein, da sie ggf. über die vom Gesetzgeber vorgesehenen Anforderungen des reinen Ausbildungsnachweises hinausgehen.

Wieso unterscheiden wir elektronische und schriftliche Ausbildungsnachweise?
Seit 2017 besteht die gesetzliche Möglichkeit, beim Führen des Ausbildungsnachweises auf die Schriftform zu verzichten. Ausbildungsbetrieb und Auszubildende müssen sich im Ausbildungsvertrag verständigen, in welcher Form der Ausbildungsnachweis geführt werden soll.

Was heißt „schriftliches / elektronisches“ Führen des Ausbildungsnachweises?
Im Ausbildungsvertrag muss zwingend angegeben werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG). Aufgrund dieser Begründung des Gesetzgebers wird folgende Unterscheidung entsprechend des üblichen Sprachgebrauchsempfohlen:

  • Schriftliches Führen liegt  vor, wenn der Ausbildungsnachweisper Hand, mithin handschriftlichgeführt wird.
  • Beim elektronischen Führen hingegen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen, z.B. bei derspezifischen Software „Online-Berichtsheft BLok“, sondern auch schon bei der Erstellung der Ausbildungsnachweise am Computer mit gängigen Schreibprogrammen, z.B. durch Erstellung von Word-oder PDF-Dateien.

Ein elektronischerErstellungsprozess schließt es nicht aus, dass der Ausbildungsnachweis durch Ausdruck und Unterschriftim Verlauf oder zum Ende der Ausbildungin ein Schriftdokument umgewandelt wird.

Was passiert, wenn das Feld „elektronisches / schriftliches“ Führen nicht im Ausbildungsvertrag ausgefüllt wird?
Fehlt im Ausbildungsvertrag die Angabe, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden soll, ist dieses Angabe zwingend zu ergänzen (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG).

Welche Folgen ergeben sich, wenn im Ausbildungsvertrag eine falsche Angabe zur Art des Ausbildungsnachweises erfolgt?
Ein falsch gesetztes Kreuz berührt weder die Eintragungsfähigkeit des Ausbildungsverhältnisses noch die Gültigkeit des Ausbildungsvertrages. Auch auf das Verfahren zur Prüfungszulassung hat es keinen Einfluss, wenn die Ausbildungsnachweise in handschriftlicher Form eingereicht werden, obwohl das elektronische Führen im Ausbildungsvertrag vereinbart war.

Welche Anforderungen muss ein Ausbildungsnachweis mindestens erfüllen?
Folgende Minimalanforderungen sind nach der einschlägigen BIBB-Hauptausschussempfehlung für das „Führen von Ausbildungsnachweisen“ relevant:

  • Stichwortartige Dokumentation der betrieblichen Ausbildung und der Themen des Berufsschulunterrichts
  • Angaben zur zeitlichen Dauer der Tätigkeiten
  • Regelmäßigkeit der Eintragungen (mindestens wöchentlich)

Darüber hinaus können Innungen und Berufsschulen weitere Vorgaben zu Form und Inhalt des Ausbildungsnachweises empfehlen.

Welche Anforderungen sind an die „Durchsicht“ des Ausbildungsnachweises seitens des Ausbildenden zu stellen?
Die Pflicht des Ausbildenden, den Auszubildenden zum Führen der Ausbildungsnachweise anzuhalten und diese regelmäßige durchzusehen, hat sich nicht geändert (§ 14 Abs. 2, 1. Satz BBiG). Dem Auszubildenden muss Gelegenheit gegeben werden, den Ausbildungsnachweis während der Arbeitszeit am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Abs. 2, 2. Satz BBiG).

Das Gesetz macht keine Angaben dazu, wie oft der Ausbildende oder ein von diesem beauftragter Ausbilder den Ausbildungsnachweis durchsehen muss. Der Begriff der „Regelmäßigkeit“ ist damit zwar zunächst unbestimmt, er impliziert aber eine ständige und zeitnah (i. d. R. mindestens monatlich) wahrzunehmende Pflicht.

Die neu geschaffene gesetzliche Grundlage für elektronisch geführte Ausbildungsnachweise stellt diesen Kontrollintervall nicht in Frage.

Wie muss der elektronische Ausbildungsnachweis abgezeichnet werden?
Ein handschriftliches Unterschriftserfordernis für den Ausbildenden bzw. den Ausbilder die elektronische und damit das „papierlose“ Führen des Nachweises erscheint fragwürdig (Medienbruch). Da sich aus der gesetzlichen Regelungen zur Kontrollpflicht des Ausbildenden kein explizites Schriftformerfordernis ergibt, soll zukünftig bei elektronisch geführten Ausbildungsnachweisen auch eine andere Art des Nachweises der vom Ausbildenden oder vom Ausbilder vorgenommenen Durchsicht möglich sein.

Dies kann beispielsweise elektronisch im Rahmen eines Workflow-Programmes durch Anklicken eines Häkchens „Zur Kenntnis genommen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft“ erfolgen. Wenn der Auszubildende vorab den Nachweis per E-Mail zugesandt hatte, kann der Ausbildende oder Ausbilder dem Auszubildenden auch eine Bestätigungsmail zusenden, wonach er den Ausbildungsnachweis geprüft hat und sich dieser auf dem aktuellen Stand befindet.

Wie muss die Vorlage des Ausbildungsnachweises bei der Anmeldung zur Prüfung erfolgen?
Die Vorlage des Ausbildungsnachweises an den Entscheidungsträger der Zulassung kann in schriftlicher (Übersendung oder persönliche Vorlage des Ausbildungsnachweises) oder in elektronischer Form (z.B. als per E-Mail versendete Datei) erfolgen.

Was bedeutet „abgezeichnet“ in diesem Zusammenhang?
Gem. §§ 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO, 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG ist zur Prüfung zuzulassen, wer einen von Ausbilder und Auszubildenden „abgezeichneten“ Ausbildungsnachweisvorgelegt hat.

Das Erfordernis des „Abzeichnens“ kann in folgender Weise erfüllt werden:

  • Es bleibt nach wie vor möglich, die Ausbildungsnachweise -wie bisher- mit einem von beiden Parteien unterschriebenem Deckblatt einzureichen. Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen sind diese dazu auszudrucken und zu unterzeichnen.
  • Möglich ist auch die elektronische Übermittlung des elektronischen Berichtshefts mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des § 3a Absatz 2 VwVfG. Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erzeugen, benötigt man ein sogenanntes qualifiziertes Zertifikat sowie ein damit verbundenes elektronisches Schlüsselpaar, bestehend aus einem geheimen und einem öffentlichen Schlüssel. Dieser Weg ist mit Kosten verbunden. Hierzu zählen die Kosten des Kartenlesers, der Signatursoftware sowie der Signaturkarte.
  • Um auch Betrieben und Auszubildenden, die mangels technischer Ausstattung keine elektronische Signatur erstellen können, eine medienbruchfreie Vorlageelektronischer Ausbildungsnachweise bei der Handwerkskammer zu ermöglichen, kann das „Abzeichnen“ auch durch folgende Erklärungen ersetzt werden, die zusammen mit dem Antrag auf Zulassung abzugeben sind:

„Erklärungen zum elektronisch übermittelten Ausbildungsnachweis für die Zulassung zur Prüfung

Hiermit bestätige ich.... (Auszubildende/er) den im Zusammenhang mit diesem Antrag auf Prüfungszulassung übermittelten elektronischen Ausbildungsnachweis regelmäßig persönlich und vollständig geführt zu haben.

Hiermit bestätige ich ... (Ausbildende/er) den Ausbildungsnachweis regelmäßig gesichtet [oder: bestätige ich, dass .... (Name des/der Ausbilders/in) als von mir beauftragte/r Ausbilder/in] den Ausbildungsnachweis regelmäßig gesichtet] und auf Vollständigkeit geprüft zu haben.

Die untenstehenden Unterschriften gelten als Abzeichnen des Ausbildungsnachweises im Sinne des § 36 Abs. 1 Nr.2 HwO / § 46 Abs. 1 Nr. 2 BBiG.“

Ergänzung für schriftlich geführte Ausbildungsnachweise:
Um eine Gleichbehandlung zwischen Verwendern der schriftlichen oder elektronischen Variante der Ausbildungsnachweise zu gewährleisten, kann eine solche Erklärung auf dem Zulassungsantrag in entsprechender Weise auch bei schriftlichen Ausbildungsnachweisen genutzt werden, wenn die zuständige Handwerkskammer dies zulässt.

Wird im Rahmen der Prüfungszulassung kontrolliert, ob der Nachweis „ordnungsgemäß“ geführt wurde?
Die Regelung zur Prüfungszulassung schreibt vor, dass ein Ausbildungsnachweis im Sinne des § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG „vorzulegen“ ist.

Im Rahmen der Prüfungszulassung sollte ein unregelmäßiges oder unvollständiges Führen des Ausbildungsnachweises nur dann durch die Ablehnung der Prüfungszulassung sanktioniert werden, wenn der Auszubildende nachweislich wiederholt zur ordnungsgemäßen Nachweisführung angehalten und der Auszubildenden den mangelhaften Ausbildungsnachweis deshalb allein zu vertreten hat.

Zur Entlastung der Prüfungsausschussvorsitzenden bei der Entscheidung über die Zulassung kann die oben aufgeführte Erklärung der Vertragsparteien beitragen. Bestätigen beide Vertragspartner die Regelmäßigkeit und Vollständigkeit der Ausbildungsnachweisführung, genügen stichprobenartige oder anlassbezogene Kontrollen der vorgelegten Ausbildungsnachweise bei der Prüfungszulassung.

Auf das Recht zum Widerruf einer vorab ausgesprochenen Prüfungszulassung bei Feststellen fehlerhafter Angaben wird ausdrücklich hingewiesen.

Kann auch ein elektronisch geführter Ausbildungsnachweis zum Nachweis des Zurücklegens der Ausbildungszeit genutzt werden?
Grundsätzlich genügt es, wenn Angaben zu den Fehlzeiten des Auszubildenden in der betrieblichen und schulischen Ausbildung im Zulassungsantrag an den Prüfungsausschuss durch Angabe entsprechender Fehltage übermittelt werden.

Alternativ kann die zeitliche Dokumentation des Ausbildungsverlaufs im Ausbildungsnachweis dazu genutzt werden, um das „Zurücklegen der Ausbildungszeit“ im Rahmen der Prüfungszulassung (§§ 36 Abs. 1 Nr. 1 HwO, 43 Abs. 1 Nr. 1 BBiG) festzustellen.

Bei einer elektronischen Nachweisführung ist die Verlässlichkeit der Dokumentation durch geeignete Maßnahmen, die das handschriftliche Gegenzeichnen des Auszubildenden und des Ausbildenden bzw. Ausbilders ersetzen (z. B. elektronische Bestätigung oder Bestätigung per E-Mail), sicherzustellen.

Was geschieht, wenn kein Ausbildungsnachweis vorgelegt wird?
Da die Ausbildungsnachweisführung eine Zulassungsvoraussetzung zur Prüfung darstellt, besteht bei fehlendem Nachweis kein Anspruch auf Zulassung.